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Gestión del cambio. ¿Por qué es importante?

Por la misma naturaleza de las operaciones en la industria, es inevitable tener que realizar cambios que modifiquen de forma temporal o permanente la manera actual en la que se realizan las operaciones. Estos cambios principalmente buscan mejorar la forma de operar ya sea mejorando la eficiencia, la confiabilidad o la seguridad; sin embargo, si estos cambios no son evaluados antes de su implementación pueden resultar ser contraproducentes.

¿Por qué una gestión de cambios?

A lo largo de la historia hemos presenciado un sin número de accidentes industriales que, en muchos de los casos, han tenido consecuencias catastróficas. Después de haber realizado los análisis correspondientes para identificar las posibles causas de dichas tragedias, en gran parte de ellas la falta de un proceso estandarizado de gestión de cambios resultó ser tanto una causa como la posible medida que hubiera prevenido que el accidente sucediera.

El principal objetivo de implementar un proceso estandarizado de gestión de los cambios es el asegurar que el cambio propuesto es técnicamente adecuado, que sea correctamente documentado, que los parámetros de seguridad, del personal, el medio ambiente y de confiabilidad originalmente diseñados, se mantengan o se mejoren y que quede un registro de las modificaciones.

Proceso

Para asegurar que un cambio es realizado correctamente se debe llevar a cabo todo un proceso de su gestión.

  • Identificar

Se debe implementar un proceso que permita a todos identificar lo que constituye un cambio y el nivel de evaluación que requiere. Cualquier persona que pueda estar involucrada en un cambio debe estar capacitada para comprender qué constituye un cambio y cómo debe abordarse.

  • Especificar

La persona que está proponiendo el cambio debe describir la razón del cambio, el cambio propuesto y recopilar información suficiente para describir adecuadamente el cambio a una persona que no esté familiarizada con esa situación, equipo o proceso en particular. La descripción del alcance del cambio propuesto debe ser lo suficientemente detallada para poder determinar quién es la persona adecuada para evaluarlo.

  • Evaluar

El asesor seleccionado para evaluar el cambio debe tener la competencia relacionada con los tipos de riesgos asociados. En caso de un cambio de gran complejidad el asesor debe contar con la asistencia de un especialista técnico en el campo correspondiente.

La evaluación del cambio incluye el análisis del impacto en la seguridad, la salud, el medio ambiente, la confiabilidad y la calidad, e identifica las regulaciones locales obligatorias, las normas, los códigos y las leyes aplicables.

  • Aprobación

Como parte de un proceso efectivo, es necesario que un aprobador sea designado. El aprobador debe tener las competencias técnicas para validar la factibilidad del cambio y poder así autorizar su implementación. La aprobación debe ser documentada y registrada.

  • Implementación

El cambio debe implementarse de acuerdo con las condiciones establecidas durante los pasos de evaluación y aprobación.

Una vez que se complete el cambio, se debe hacer una revisión para asegurarse de que se cumple con la documentación aprobada, que la capacitación se realizó según lo requerido, que los manuales/procedimientos operativos se prepararon antes de volver a la operación y que todas las tareas fueron completadas satisfactoriamente.

  • Registro

Se debe establecer un sistema para garantizar que un cambio aprobado y su documentación relevante se registren con la fecha del cambio y se mantengan en un formato accesible para los auditores internos y externos y para todo el personal afectado por el cambio.